Bestellstatus-Synchronisierung von Abacus nach Shopware ​

Nachdem Bestellungen in Abacus verarbeitet wurden, werden Statusänderungen (z. B. Auftragsbestätigung, Erstellung Lieferschein, Abschluss der Bestellung) automatisch zurück nach Shopware synchronisiert. So sehen Kundschaft und Shop-Administratoren jederzeit den aktuellen und korrekten Bestellstatus im Onlineshop – ohne manuelles Eingreifen.

Übersicht ​

Das Abacus-Shopware-Plugin überwacht fortlaufend die Verarbeitungsschritte (ProcessSteps) in Abacus und aktualisiert basierend auf konfigurierbaren Mappings automatisch die zugehörigen Bestell-, Versand- und Zahlungsstatus in Shopware.

Funktionsweise ​

1. Bestellverarbeitung in Abacus: Bei der Verarbeitung durchläuft eine Bestellung verschiedene Verarbeitungsschritte (ProcessSteps)
2. Status-Monitoring: Das Plugin lauscht auf Statusänderungen via OrderProcessingStatusDocument Subscription
3. Status-Mapping: Basierend auf Ihrer Konfiguration werden Abacus-ProcessSteps auf Shopware-Status abgebildet
4. Automatische Aktualisierung: Die entsprechenden Bestell-, Versand- und Zahlungsstatus in Shopware werden automatisch gesetzt

Konfiguration ​

Um festzulegen, wie Abacus-Bestellstatus auf Shopware-Status gemappt werden, navigieren Sie zu:

Einstellungen → Erweiterungen → Abacus Integration → Konfiguration → Order Status Mapping

Konfigurierbare Mappings ​

Das Mapping ist mandantenspezifisch konfigurierbar, da sich Abacus-ProcessSteps von Mandant zu Mandant unterscheiden können. Sie können drei Statusarten individuell zuordnen:

1. Bestellstatus – Der Gesamtstatus der Bestellung (z. B. In Bearbeitung, Abgeschlossen, Storniert)
2. Versandstatus – Der Lieferstatus (z. B. Offen, Versendet, Zugestellt)
3. Zahlungsstatus – Der Zahlungsstatus (z. B. Offen, Bezahlt, Teilweise bezahlt)

Mapping-Tabelle ​

In der Plugin-Konfiguration finden Sie eine einfache Tabelle, in der Sie pro Abacus-ProcessStep die Zuordnung definieren können:

Verknüpfung der Bestellungen ​

Damit die Status-Synchronisierung funktioniert, müssen Bestellungen korrekt zwischen Abacus und Shopware verknüpft sein. Diese Verknüpfung erfolgt automatisch, wenn Bestellungen in Abacus verarbeitet werden.

Zusatzfelder ​

Das Plugin speichert folgende Informationen in benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) an der Shopware-Bestellung:

• Abacus Order ID – Die ID der Bestellung in Abacus
• Abacus Document Number – Die Belegnummer aus Abacus
• External Order Number – Die Referenznummer, die für die Verknüpfung verwendet wird

Diese Zusatzfelder werden automatisch befüllt, wenn ein Abacus-Beleg zu einer Abacus-Bestellung verarbeitet wird.

Geplante Aufgaben (Scheduled Tasks) ​

Für die Bestellstatus-Synchronisierung werden zwei geplante Aufgaben verwendet:

1. Order Subscription Task ​

• Name: webwirkung.abacus.subscription.order
• Standard-Intervall: alle 5 Minuten
• Zweck: Verknüpft Abacus-Bestellungen mit Shopware-Bestellungen, indem überwacht wird, wann Belege zu Bestellungen verarbeitet werden

2. Order Status Subscription Task ​

• Name: webwirkung.abacus.subscription.order.status
• Standard-Intervall: alle 5 Minuten
• Zweck: Überwacht Bestellstatus-Änderungen in Abacus und aktualisiert die entsprechenden Shopware-Status

Diese Intervalle können in der Shopware-Administration unter Einstellungen → System → Geplante Aufgaben an Ihre Geschäftsanforderungen angepasst werden.

Statusaktualisierungen ansehen ​

In der Shopware-Administration ​

So sehen Sie Bestellstatus-Aktualisierungen in der Shopware-Administration:

1. Navigieren Sie zu Bestellungen → Übersicht
2. Öffnen Sie die entsprechende Bestellung
3. Prüfen Sie die Felder Bestellstatus, Zahlungsstatus und Versandstatus

Alle Statusänderungen aus Abacus werden hier automatisch angezeigt.

Für Kundinnen und Kunden ​

Kundinnen und Kunden können den aktuellen Bestellstatus einsehen, indem sie:

1. Sich in ihrem Shopware-Konto anmelden
2. Zu Mein Konto → Bestellungen navigieren
3. Die entsprechende Bestellung auswählen

Bestell-, Versand- und Zahlungsstatus werden entsprechend der aktuellsten Informationen aus Abacus dargestellt.

Wichtige Hinweise ​

• Die Status-Synchronisierung funktioniert nur für Bestellungen, die erfolgreich nach Abacus exportiert und dort verarbeitet wurden
• Die Mapping-Konfiguration ist mandantenspezifisch und sollte gemäß Ihrem Abacus-Workflow eingerichtet werden
• Statusupdates erfolgen nahezu in Echtzeit – abhängig vom Intervall der geplanten Aufgaben
• Wenn ein ProcessStep nicht im Mapping konfiguriert ist, wird er ignoriert und es erfolgt keine Statusänderung
• Mehrere ProcessSteps können bei Bedarf demselben Shopware-Status zugeordnet werden
• Das Plugin respektiert die State-Machine in Shopware – ungültige Statusübergänge werden verhindert

Troubleshooting ​

Bestellstatus aktualisiert sich nicht ​

Bitte prüfen Sie:

1. Ist die Bestellung korrekt verknüpft? (Zusatzfelder in den Bestelldetails prüfen)
2. Ist der betreffende ProcessStep in der Plugin-Konfiguration gemappt?
3. Laufen die geplanten Aufgaben regelmäßig?
4. Prüfen Sie die Shopware-Logs auf Fehler im Zusammenhang mit der Status-Synchronisierung

Zusatzfelder sind leer ​

Wenn die Abacus-Zusatzfelder an einer Bestellung leer sind:

1. Die Bestellung wurde möglicherweise erstellt, bevor die Status-Synchronisierung aktiviert war
2. Die Bestellung wurde eventuell noch nicht in Abacus verarbeitet
3. Es gab möglicherweise ein Problem während der Verknüpfung der Bestellung

Bestellungen müssen den vollständigen Export- und Verarbeitungszyklus durchlaufen, damit die Verknüpfung erfolgen kann.