Bestellstatus synchronisieren

Bestellstatus von Abacus ins Shopware synchronisieren

Nachdem Bestellungen in Abacus verarbeitet wurden, werden Statusänderungen (z. B. Auftragsbestätigung, Erstellung Lieferschein, Abschluss der Bestellung) automatisch zurück nach Shopware synchronisiert. So sehen Kundschaft und Shop-Administratoren jederzeit den aktuellen und korrekten Bestellstatus im Onlineshop – ohne manuelles Eingreifen.

Übersicht

Das Abacus-Shopware-Plugin überwacht fortlaufend die Verarbeitungsschritte (ProcessSteps) in Abacus und aktualisiert basierend auf konfigurierbaren Mappings automatisch die zugehörigen Bestell-, Versand- und Zahlungsstatus in Shopware.

Funktionsweise

1. Bestellverarbeitung in Abacus: Bei der Verarbeitung durchläuft eine Bestellung verschiedene Verarbeitungsschritte (ProcessSteps)
2. Status-Monitoring: Das Plugin lauscht auf Statusänderungen via OrderProcessingStatusDocument Subscription
3. Status-Mapping: Basierend auf Ihrer Konfiguration werden Abacus-ProcessSteps auf Shopware-Status abgebildet
4. Automatische Aktualisierung: Die entsprechenden Bestell-, Versand- und Zahlungsstatus in Shopware werden automatisch gesetzt

Konfiguration

Um festzulegen, wie Abacus-Bestellstatus auf Shopware-Status gemappt werden, navigieren Sie zu:

Einstellungen → Erweiterungen → Abacus Integration → Konfiguration → Order Status Mapping

Konfigurierbare Mappings

Das Mapping ist mandantenspezifisch konfigurierbar, da sich Abacus-ProcessSteps von Mandant zu Mandant unterscheiden können. Sie können drei Statusarten individuell zuordnen:

1. Bestellstatus – Der Gesamtstatus der Bestellung (z. B. In Bearbeitung, Abgeschlossen, Storniert)
2. Versandstatus – Der Lieferstatus (z. B. Offen, Versendet, Zugestellt)
3. Zahlungsstatus – Der Zahlungsstatus (z. B. Offen, Bezahlt, Teilweise bezahlt)

Mapping-Tabelle

In der Plugin-Konfiguration finden Sie eine einfache Tabelle, in der Sie pro Abacus-ProcessStep die Zuordnung definieren können:

Abacus ProcessStep	Bestellstatus	Versandstatus	Zahlungsstatus
3	In Bearbeitung	-	-
11	-	Versendet	-
14	-	Versendet	-
18	Abgeschlossen	-	-
20	Abgeschlossen	-	-

Verknüpfung der Bestellungen

Damit die Status-Synchronisierung funktioniert, müssen Bestellungen korrekt zwischen Abacus und Shopware verknüpft sein. Diese Verknüpfung erfolgt automatisch, wenn Bestellungen in Abacus verarbeitet werden.

Zusatzfelder

Das Plugin speichert folgende Informationen in benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) an der Shopware-Bestellung:

• Abacus Order ID – Die ID der Bestellung in Abacus
• Abacus Document Number – Die Belegnummer aus Abacus
• External Order Number – Die Referenznummer, die für die Verknüpfung verwendet wird

Diese Zusatzfelder werden automatisch befüllt, wenn ein Abacus-Beleg zu einer Abacus-Bestellung verarbeitet wird.

Geplante Aufgaben (Scheduled Tasks)

Für die Bestellstatus-Synchronisierung werden zwei geplante Aufgaben verwendet:

1. Order Subscription Task

• Name: webwirkung.abacus.subscription.order
• Standard-Intervall: alle 5 Minuten
• Zweck: Verknüpft Abacus-Bestellungen mit Shopware-Bestellungen, indem überwacht wird, wann Belege zu Bestellungen verarbeitet werden

2. Order Status Subscription Task

• Name: webwirkung.abacus.subscription.order.status
• Standard-Intervall: alle 5 Minuten
• Zweck: Überwacht Bestellstatus-Änderungen in Abacus und aktualisiert die entsprechenden Shopware-Status

Diese Intervalle können in der Shopware-Administration unter Einstellungen → System → Geplante Aufgaben an Ihre Geschäftsanforderungen angepasst werden.

Statusaktualisierungen ansehen

In der Shopware-Administration

So sehen Sie Bestellstatus-Aktualisierungen in der Shopware-Administration:

1. Navigieren Sie zu Bestellungen → Übersicht
2. Öffnen Sie die entsprechende Bestellung
3. Prüfen Sie die Felder Bestellstatus, Zahlungsstatus und Versandstatus

Alle Statusänderungen aus Abacus werden hier automatisch angezeigt.

Für Kundinnen und Kunden

Kundinnen und Kunden können den aktuellen Bestellstatus einsehen, indem sie:

1. Sich in ihrem Shopware-Konto anmelden
2. Zu Mein Konto → Bestellungen navigieren
3. Die entsprechende Bestellung auswählen

Bestell-, Versand- und Zahlungsstatus werden entsprechend der aktuellsten Informationen aus Abacus dargestellt.

Wichtige Hinweise

• Die Status-Synchronisierung funktioniert nur für Bestellungen, die erfolgreich nach Abacus exportiert und dort verarbeitet wurden
• Die Mapping-Konfiguration ist mandantenspezifisch und sollte gemäß Ihrem Abacus-Workflow eingerichtet werden
• Statusupdates erfolgen nahezu in Echtzeit – abhängig vom Intervall der geplanten Aufgaben
• Wenn ein ProcessStep nicht im Mapping konfiguriert ist, wird er ignoriert und es erfolgt keine Statusänderung
• Mehrere ProcessSteps können bei Bedarf demselben Shopware-Status zugeordnet werden
• Das Plugin respektiert die State-Machine in Shopware – ungültige Statusübergänge werden verhindert

Troubleshooting

Bestellstatus aktualisiert sich nicht

Bitte prüfen Sie:

1. Ist die Bestellung korrekt verknüpft? (Zusatzfelder in den Bestelldetails prüfen)
2. Ist der betreffende ProcessStep in der Plugin-Konfiguration gemappt?
3. Laufen die geplanten Aufgaben regelmäßig?
4. Prüfen Sie die Shopware-Logs auf Fehler im Zusammenhang mit der Status-Synchronisierung

Zusatzfelder sind leer

Wenn die Abacus-Zusatzfelder an einer Bestellung leer sind:

1. Die Bestellung wurde möglicherweise erstellt, bevor die Status-Synchronisierung aktiviert war
2. Die Bestellung wurde eventuell noch nicht in Abacus verarbeitet
3. Es gab möglicherweise ein Problem während der Verknüpfung der Bestellung

Bestellungen müssen den vollständigen Export- und Verarbeitungszyklus durchlaufen, damit die Verknüpfung erfolgen kann.

Einschränkungen

• Der Status ändert sich nur für Abacus-ProcessSteps, die Sie explizit zugeordnet haben. Nicht zugeordnete Schritte werden ignoriert.
• Eine leere Zuordnung deaktiviert die Statussynchronisierung vollständig.
• Übergänge, die für den aktuellen Shopware-Status der Bestellung ungültig sind, werden übersprungen (die State Machine wird respektiert).
• Funktioniert nur für Bestellungen, die nach Abacus exportiert und von dort verknüpft wurden (Verknüpfungs-Custom-Fields befüllt).