Konfiguration für die Bexio Shopware Integration
Die Konfigurationsseite
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und öffne die Konfigurationsseite des Plugins:
Allgemein und API-Zugangsdaten
Das Plugin erlaubt es dir, zwei API-Schlüssel hinzuzufügen. Einen für die Produktionsumgebung von Bexio und einen für die Testumgebung. Wenn du keine zwei verschiedenen Bexio-Umgebungen hast, kannst du denselben API-Schlüssel in beide Felder einfügen. Mit der Auswahl "Betriebsmodus" kannst du festlegen, welche Umgebung verwendet werden soll. Dies ist praktisch, wenn du eine Shopware-Testumgebung hast, die die Rechnungen an die Testumgebung von Bexio senden soll.
Das API-Token heisst jetzt „Personal Access Token“ und kann in deinem Bexio-Entwicklerkonto generiert werden: developer.bexio.com -> Personal Access Tokens -> Create new token -> Generate token.
❗ WICHTIG: Der „Personal Access Token“ muss alle 6 Monate manuell erneuert werden, sonst funktioniert die Verbindung nicht mehr.
Module
In diesem Abschnitt kannst du die verschiedenen Module der App aktivieren. Derzeit gibt es nur die Synchronisation von Bestellungen zu Rechnungen. Wenn aktiviert, generiert unsere App eine neue Rechnung für jede neue Bestellung in deinem Shop, abhängig von der Konfiguration der Zahlungsart.
Bestellungen
In diesem Abschnitt kannst du folgende Dinge konfigurieren:
- Bexio-Benutzer-ID: Dies ist die ID des Benutzers, dem alle Rechnungen zugeordnet werden.
Zahlungsarten
Die App fügt drei neue benutzerdefinierte Felder zu den Zahlungsarten in Shopware hinzu. Du kannst sie auf der Detailseite der Zahlungsarten in der Shopware-Administration sehen:
Es gibt drei Felder:
- Kontrollkästchen, ob Bestellungen mit dieser Zahlungsart eine Bexio-Rechnung generieren sollen.
- Auswahl des passenden Bexio-Zahlungstyps.
- Auswahl des passenden Bexio-Bankkontos.
Dies ist praktisch, wenn du z. B. nur für Bestellungen mit der Zahlungsart "Rechnung" Rechnungen generieren möchtest, nicht aber für Bestellungen mit der Zahlungsart "Paypal".
Mit diesen benutzerdefinierten Feldern kannst du es nach deinen Bedürfnissen konfigurieren.
Der Bexio Zahlungstyp wird hier im Rechnungsstellungsprozess verwendet:
Das Bexio Bankkonto wird hier im Rechnungsstellungsprozess verwendet:
und auch für das Bankkonto, wenn Bestellungen als bezahlt markiert werden.
Die Bexio-Bankkonto-ID ist die ID des Bankkontos in Bexio. Du findest die Bankkonto-ID in deinem Bexio-Account in der URL-Leiste, wenn du in der Bankkontenliste auf ein Bankkonto klickst:
In diesem Beispiel ist die ID 1.
Automatisches Senden von Rechnungen über Bexio
Die App fügt ein benutzerdefiniertes Feld zu den Zahlungsarten hinzu, um das automatische Senden von Rechnungen über Bexio zu aktivieren.
Wenn dies aktiviert ist, werden die Rechnungen in Bexio nicht nur erstellt, sondern auch direkt an den Kunden gesendet.
In Bexio gibt es ein Protokoll der gesendeten Rechnungen:
Leider erfordert die API von Bexio, dass wir einen E-Mail-Betreff und -Inhalt senden, und wir können deine Standard-E-Mail-Vorlage nicht verwenden.
Daher ist es erforderlich, den E-Mail-Betreff und -Inhalt in den Zahlungsarten-Einstellungen in Shopware auszufüllen.
Anzeige von Produktvarianten in Bexio-Rechnungen
Wenn Bestellungen von Shopware nach Bexio synchronisiert werden, ist es wichtig, dass Produktvarianten korrekt in den Rechnungen angezeigt werden. Mit dieser Einstellung kannst du steuern, wie Produktbeschreibungen, einschliesslich Variantendetails, übertragen werden. Folge den untenstehenden Schritten, um diese Option richtig zu konfigurieren. 
Befolge diese Schritte, um sicherzustellen, dass Produktvarianten in Bexio-Rechnungen korrekt angezeigt werden:
- Gehe im Shopware-Backend zu "Meine Erweiterungen" und öffne das Webwirkung Bexio Integration Plugin.
- Gib im "Orders"-Modal die korrekte Bexio User ID ein.
- Finde die Option Produktbeschreibungsquelle und wähle, ob die Produktbeschreibungen aus Shopware oder Bexio übernommen werden sollen.
- Aktiviere abschliessend den Toggle "Produktbeschreibung: Variante hinzufügen", damit Produktvarianten in den Bexio-Rechnungen angezeigt werden.
Wenn du diese Schritte befolgst, wird das System die Informationen zu den Produktvarianten korrekt übertragen und in den Bexio-Rechnungen anzeigen.
Manuelle Übertragung von Bestellungen von Shopware zu Bexio auf Auftragsebenenliste
Mit der Funktion zur manuellen Übertragung kannst du mehrere Bestellungen effizient mit nur einem Klick an Bexio übertragen. Dies ermöglicht eine schnellere Verarbeitung und eine bessere Kontrolle über die Auftrags-Synchronisierung. Stelle sicher, dass die korrekten Bexio-IDs für Produkte, Versand und Steuern richtig konfiguriert sind, um eine erfolgreiche Übertragung zu gewährleisten. Falsche oder fehlende IDs können zu Übertragungsfehlern oder unvollständiger Datensynchronisation führen.
Steuerzuordnung
Die App fügt ein benutzerdefiniertes Feld hinzu, um deine Steuersätze den Bexio-Steuersätzen zuzuordnen.
Bitte stelle sicher, dass diese IDs korrekt sind. Andernfalls schlägt die Rechnungserstellung fehl.
Du findest die IDs in deinem Bexio-Account hier.
Die ID ist in der URL des Steuersatzes in der Detailansicht in Bexio sichtbar. In diesem Beispiel ist die ID 13:
Versandart
Standardmäßig erstellen wir eine benutzerdefinierte Position für die Versandkosten in der Rechnung in Bexio und verwenden die Standard-Steuer-ID 28.
Dies kann jedoch in den Versandarten-Einstellungen in Shopware geändert werden. Sieh dir die benutzerdefinierten Felder auf der Detailseite der Versandart an:
Hier kannst du die Bexio-Produkt-ID hinzufügen, um die Versandart einem Bexio-Produkt zuzuordnen, sowie die Steuer-ID.
Bitte denke daran, dass die Bexio-Produkt-ID die ID des Produkts in Bexio ist. Du findest die Produkt-ID in deinem Bexio-Account in der URL-Leiste, wenn du in der Produktliste auf ein Produkt klickst:
Dies ermöglicht es dir, verschiedene Versandarten unterschiedlichen Bexio-Produkten zuzuordnen.
Anreden
Die App fügt ein benutzerdefiniertes Feld zu den Anreden hinzu, um deine Anreden den Bexio-Anreden zuzuordnen. Wenn die Bexio-Anrede-ID ausgefüllt ist, verwendet die App diese Anrede-ID für die Rechnungserstellung.
In Shopware ist es ein neues benutzerdefiniertes Feld auf der Detailseite der Anrede:
In Bexio kannst du die Anrede-IDs in den Einstellungen finden.
Du findest die Anrede-ID in deinem Bexio-Account in der URL-Leiste, wenn du in der Anredeliste auf eine Anrede klickst:
(Optional) Produkt-ID
Die App fügt ein benutzerdefiniertes Feld zu Produkten hinzu, um deine Produkte den Bexio-Produkten zuzuordnen. Wenn die Bexio-Produkt-ID ausgefüllt ist, verwendet die App diese Produkt-ID für die Rechnungserstellung. Andernfalls erstellen wir einfach eine neue benutzerdefinierte Position. Der Unterschied wird unten gezeigt. In Bexio ist dies mit einem anderen Symbol markiert.
Produkt-ID in Shopware
Es gibt ein neues benutzerdefiniertes Feld auf der Produkt-Detailseite:
Produkt-ID ist ausgefüllt
Produkt-ID ist nicht ausgefüllt
Wenn die Produkt-ID gesetzt ist, werden der Produktname und die Beschreibung von Bexio für die Rechnung verwendet, und der Produktname sowie die Beschreibung aus Shopware werden ignoriert.
Bitte stelle sicher, dass die Produkt-ID korrekt ist, wenn du diese Funktion nutzt. Andernfalls schlägt die Rechnungserstellung fehl.
Du findest die Produkt-ID in deinem Bexio-Account in der URL-Leiste, wenn du in der Produktliste auf ein Produkt klickst:
In Zukunft könnten wir die Verwendung der Produktnummer anstelle der Produkt-ID unterstützen.